Utmaningen
UK Biobank upprättades för att rekrytera 500 000 människor runt om i Storbritannien på mellan 40 och 69 år under en tidsperiod på tre och ett halvt år. ”Eftersom vi ville få ett så stort antal människor att delta var tillvägagångssättet för rekryteringen väldigt viktigt”, säger Nicola Doherty, ansvarig för kliniska studier på UK Biobank.
Lösningen
UK Biobank valde Strålfors för att printa och skicka ut cirka nio miljoner brev. Man ville kommunicera i tre steg, varav det första var en inbjudan till allmänheten att delta i studien och en förhandsifylld anmälningsblankett att skicka i tillbaka.
Det andra steget var en bekräftelse som innehöll en karta i fullfärg med vägbeskrivning till provtagningscentralen och broschyrer med mer information om studien. Det sista var ett påminnelsekort utformat av Strålfors, med en almanacka där dagen och tiden för besöket var markerade. ”Det var ett riktigt snyggt jobb, och det faktum att Strålfors kunde sköta utformningen gjorde att vi slapp besväret med och kostnaden för att välja en extern designbyrå”, säger Nicola.
”Att rekrytera så många deltagare var något nytt för oss, så vi behövde ett företag som kunde ge stöd och råd. Strålfors lade fram flera olika förslag, till exempel behövde vi skicka ut 100 000 brev i veckan och Strålfors gav oss råd kring hur vi kunde spara pengar på porto genom att byta till en leverantör längre ut i distributionskedjan.”
Tillförlitlighet och datasäkerhet var också viktiga frågor för UK Biobank eftersom de behövde vara säkra på att utskicken skulle levereras i tid och att miljontals människors namn och adresser var i trygga händer. Strålfors har de nödvändiga certifieringarna för att kunna tillgodose dessa krav.
Resultat
UK Biobank nådde sitt mål att rekrytera 500 000 deltagare inom ramen för budgeten och projektets tidsbegränsning. ”Rekryteringsutskicken har varit en betydelsefull del av processen eftersom en studie inte kan genomföras utan deltagare”, säger Nicola.
”När det gäller inbjudningarna har det verkligen pendlat, med volymer motsvarande ett värde på över 100 000 pund vissa veckor och blygsammare nivåer vid andra tillfällen. Men Strålfors är flexibla nog att klara av så varierande behov – ofta med kort varsel – och det har varit till stor nytta för oss.
”Strålfors har varit fantastiska, de har framstått som ett mångsidigt företag som kan hantera en mängd olika sorters utskick, administrera lager och ge råd kring alla aspekter av print och utskick.
”Med tanke på att den här delen av processen har varit så viktig för att kunna slutföra projektets första fas framgångsrikt är vi verkligen nöjda med hur smidigt det har gått.”
Framtiden
”Vi har haft en utmärkt affärsrelation med Strålfors och vi ser fram emot en fortsättning. Vi har rekryterat det nödvändiga antalet personer, men vi behöver fortsätta att hålla regelbunden kontakt med dem och bjuda in dem för att komma tillbaka och ta fler prover.
”Vi ska också skicka ut ett nyhetsbrev och tacka deltagarna för deras medverkan, och det är något som vi planerar att göra i samarbete med Strålfors.”