Le défi
Les scientifiques savent depuis de nombreuses années que les risques de développer différentes maladies reposent sur une interaction complexe entre plusieurs facteurs : notre mode de vie et l’environnement, notre vulnérabilité personnelle et la chance. Pour aider à déterminer les principales causes évitables de diverses maladies chroniques, il convient de procéder à des études de grande ampleur basées sur des analyses sanguines et accompagnées d’un suivi prolongé de la mortalité et d’une morbidité importante.
UK Biobank a été créé pour recruter, sur une période de 3 ans et demi et dans l’ensemble du Royaume-Uni, 500 000 personnes actuellement âgées de 40 à 69 ans.
« Notre objectif étant d’atteindre un nombre aussi élevé de participants, le mode de recrutement était primordial », explique Nicola Doherty, Administrateur en chef des études cliniques chez UK Biobank.
La solution
UK Biobank a engagé Stralfors pour l’impression et l’expédition d’environ 9 millions de communications. Cela devait s’articuler en trois étapes, la première était une lettre d’invitation proposant au public de participer à l’étude, accompagnée d’un formulaire pré-rempli à renvoyer.
La deuxième était une lettre de confirmation incluant une carte en quadrichromie indiquant l’emplacement du centre d’évaluation et des brochures contenant des informations complémentaires sur l’étude, et la dernière était une carte postale de rappel conçue par Stralfors et contenant un calendrier qui indique la date et l’heure du rendez-vous. « C’était vraiment une belle carte et Stralfors, qui a ainsi montré ses capacités de designer, nous a fait économiser le temps, l’énergie et les frais d’une collaboration avec une agence de design externe », précise Nicola.
« Le recrutement de participants à cette échelle était une nouveauté pour nous et nous avions besoin d’une société capable de nous soutenir et nous conseiller. Stralfors a présenté un certain nombre de suggestions. Par exemple, nous devions poster 100 000 lettres par semaine et Stralfors nous a conseillés pour faire des économies sur l’affranchissement en faisant appel à un fournisseur en aval. »
La fiabilité et la sécurité des données étaient d’autres sujets de préoccupation pour UK Biobank, car ils voulaient avoir la certitude que leurs informations seraient livrées dans les délais et que les noms et adresses de millions de personnes étaient en bonnes mains. Stralfors dispose des accréditations nécessaires pour satisfaire à ces exigences.
Le résultat
UK Biobank a atteint son objectif de recruter 500 000 participants en respectant son budget et le calendrier du projet. « Le publipostage du recrutement a été une étape significative de l’ensemble de l’opération, car sans participants l’étude est impossible », commente Nicola.
« C’était un peu les montagnes russes de temps en temps sur le front des invitations, avec des volumes dépassant les 100 000 Livres Sterling certaines semaines puis tombant parfois à des valeurs plus faibles. Cependant, Stralfors a la carrure assez large pour supporter ces variations de la demande, souvent dans des délais courts, et cela nous a rendu de grands services.
« Stralfors a fait un travail remarquable, ils ont montré qu’ils sont une entreprise aux multiples facettes capable de gérer des types de courrier très divers, de maîtriser la gestion des stocks et d’apporter des conseils sur tous les aspects de l’impression et des envois postaux.
« Vu la place centrale de cet élément dans la réussite de la première phase du projet, nous sommes enchantés que tout se soit passé aussi bien. »
L’avenir
« Nous avons eu le plaisir de vivre une excellente relation avec Stralfors et nous sommes impatients de passer à la suite. Nous avons recruté du personnel en nombre adéquat mais nous avons besoin de garder un contact régulier et de les inviter à revenir pour d’autres tests.
« Nous allons envoyer une newsletter de remerciements aux participants pour leur mobilisation et nous avons l’intention de faire appel à Stralfors pour cette opération. »