L’entreprise
L’Administration fiscale norvégienne comprend la Direction des impôts, cinq antennes régionales des impôts et trois Centres des impôts. L’Administration fiscale dépend du Ministère norvégien des finances et emploie environ 6000 personnes dans le pays. L’Administration fiscale est au service de tous les citoyens, entreprises et organisations norvégiens.
« Nous imprimons pratiquement tout nous-mêmes, et Stralfors met les documents sous enveloppe avant de les envoyer à la poste, qui se charge de la distribution », explique Lars Thorvaldsen, manager du centre d’impression de la Direction des impôts d’Helsfyr, dans les quartiers Est d’Oslo.
Le défi
Stralfors a remporté le contrat avec l’Administration fiscale sur un appel d’offres et le partenariat a débuté en décembre 2007. La fabrication a démarré en mars 2008.
« Le rapport sécurité/prix de leur offre a fait de Stralfors le choix évident », déclare Unni Vikane de l’Administration fiscale, responsable du contenu et de l’aspect des déclarations de revenus, ainsi que de leur expédition dans les délais.
Les contraintes de volume, sécurité, emballage et délais de livraisons sont clairement définies dans l’appel d’offres.
« La livraison des déclarations de revenus aux destinataires et à la date prévue sont nos deux principales exigences », ajoute Unni Vikane.
La distribution des déclarations de revenus est soumise à des règles strictes.
« La date de Pâques varie d’une année sur l’autre, ce qui nous contraint à effectuer les envois à des dates variées chaque année. Nous ne pouvons rien envoyer pendant la semaine qui précède Pâques, par exemple », indique Unni Vikane.
La solution
Pas une seule déclaration d’impôts n’a été livrée à la mauvaise adresse depuis le début du partenariat en mars 2008 grâce au système SRM.
« Les réimpressions sont nombreuses, mais cela est préférable à une erreur d’adressage d’un document. »
Le vrai défi a consisté à réduire le nombre de pages dans chaque enveloppe.
« Nous avions 4 pages auparavant. Nous sommes descendus à une moyenne de 2,3–2,4 pages parce que le fichier d’impression est optimisé constamment. Le taux d’amélioration est de près de 50 % », précise Lars Thorvaldsen.
Les résultats
Presque toutes les déclarations de revenus sont envoyées dans des enveloppes C5 maintenant, mais cela ne figurait pas dans le cahier des charges.
« Nous avons compris les économies que nous pouvions réaliser avec le format C5. Et nous n’avons reçu aucune offre pour d’autres formats », ajoute Lars Thorvaldsen.
Il n’existe aucun système de contrôle pour les documents sous plastique semblable à la solution Stralfors Reliable Mailing.
« La méthode SRM est excellente. C’est l’une des raisons qui nous ont fait choisir Stralfors. Une seule erreur peut engendrer beaucoup de critiques dans la presse », indique Unni Vikane.
L’avenir
Environ 400 000 Norvégiens reçoivent actuellement leurs déclarations de revenus sous format électronique. Et ce chiffre progresse. Un nombre croissant de contribuables choisissent également de répondre par voie électronique.
« Environ 900 000 personnes en fait, mais ce chiffre a été plus élevé. Ce chiffre est en baisse depuis que nous avons introduit “le consentement tacite”, selon lequel la déclaration de revenus est considérée comme approuvée sauf indication contraire », précise Unni Vikane.
Toutes les déclarations de revenus sont en fait électroniques aujourd’hui.
« Nous choisissons simplement d’en imprimer une partie », explique Lars Thorvaldsen.
Un défi que l’Administration fiscale doit relever est l’accroissement du nombre de contribuables souhaitant recevoir leur déclaration de revenus plus tôt.
« Nous y travaillons. Nous nous efforçons en permanence d’être plus souples », déclare Unni Vikane.
Un autre problème est l’exactitude des adresses. Aucun pli n’est envoyé à une adresse incorrecte mais le nombre de retours est élevé.
« Ceci sera un défi majeur pour nous à l’avenir. Nos rôles doivent être améliorés à l’échelon national. Les gens exigent un degré d’exactitude très élevé aujourd’hui », ajoute Unni Vikane.